Effectief management

 

De rol van een manager hoeft niet moeilijk te zijn: hij of zij is verantwoordelijk voor het resultaat van de afdeling en de mensen die voor hem of haar werken. Voor zo’n simpele rol hebben we management in veel gevallen te ingewikkeld gemaakt. Lean trajecten, projecten die Agile of Sigma worden aangestuurd, verbetertrajecten, kostenreductie en natuurlijk automatisering lijken op papier vaak beter te werken dan in de praktijk. Een manager moet van alle markten thuis zijn om al die ballen in de lucht houden. Op zich is dat prima, maar menig manager begint aan al die zaken nog voordat de basis op orde is. 

Als manager begin ik altijd bij die basis. Dat betekent dat ik eerst zorgdraag voor het goed uitvoeren van de reguliere werkzaamheden en het bouwen van een sterk team. De inrichting die ik daarvoor doe, rust op drie pijlers:

  • Inzicht
  • Structuur
  • Eigenaarschap

Goed inzicht is de basis die nodig is om eigenaarschap aan de medewerkers te geven. Inzicht in de eigen prestaties en die van de afdeling. Goede rapportages zijn hierbij van levensbelang. Denk dan bijvoorbeeld aan resultaten uit het verleden, aan een goede forecast en natuurlijk aan de hoeveelheid werkvoorraad.

Met de juiste informatie gaan we dan als team aan het werk, dit gebeurt in een vaste structuur. Op gezette tijden wordt volgens een vast patroon het werk verricht. Ook coaching en training zijn onderdelen van deze structuur en voor medewerkers een recht. Alleen als de leiding stelselmatig kennis deelt en checkt kan de verantwoording voor het werk ook echt overgedragen worden aan de werkvloer.

Het geven van eigenaarschap aan medewerkers betekent dat deze binnen de gestelde kaders zelf beslissingen nemen. Ze bepalen zelf hoe zij die dag het werk indelen, beslissen zelf of er voor een bepaalde klant een uitzondering gemaakt kan worden en beoordelen zelf of een bepaald werkproces herzien kan of moet worden. Eigenaarschap betekent meer betrokkenheid bij de individuele werkkracht en een afdeling die autonoom het werk aan kan. Deze werkwijze schept ruimte om te innoveren. Als een team autonoom de juiste beslissingen kan nemen, hanteer ik slechts één spelregel: Houd het simpel!